Agenturen sind kreativ, schnell und kundenorientiert. Und genau das macht Controlling oft so schwierig.
Viele Agenturinhaber:innen spüren:
- Die Projekte laufen – aber die Marge fühlt sich zufällig an.
- Das Team ist engagiert – aber die Personalkosten drücken.
- Der Umsatz wächst – aber am Monatsende bleibt wenig hängen.
Ein Controlling müsste her. Doch der Einstieg fehlt. Zu viele Zahlen. Zu viel Theorie. Zu wenig Alltag.
Dieser Blueprint ist genau dafür gemacht: für projektgetriebene Agenturen, die führen wollen – nicht nur reagieren.
Warum Controlling in Agenturen besonders oft blockiert
Agenturen scheitern nicht an fehlender Intelligenz. Sie scheitern an Struktur.
Typische Muster:
- Projektgeschäft mit schwankender Auslastung
- Hoher Personalanteil, aber wenig Transparenz
- Nachkalkulation findet „irgendwann“ statt – oder nie
- Entscheidungen basieren auf Erfahrung, nicht auf Daten
Das Ergebnis: Bauchgefühl ersetzt Steuerung. Und genau hier setzt Controlling an – nicht als Kontrolle, sondern als Navigationssystem.
Der Blueprint: In 6 Schritten zu Controlling, das für Agenturen funktioniert
1. Konten sauber trennen – mentale Ruhe schaffen
Agenturen brauchen Liquiditätsklarheit. Punkt.
Starte mit mindestens drei Konten:
- Operatives Konto: laufende Einnahmen aus Projekten & Retainern
- Steuerrücklagen: Umsatzsteuer, Ertragsteuer – nicht antasten
- Lebenslinie: Rücklage für 6 Monate Fixkosten (vor allem Personal)
Gerade in Agenturen ist diese Lebenslinie entscheidend. Sie schützt dich vor Schnellschüssen bei Preisen, Projekten oder Einstellungen.
2. Kosten verstehen – vor allem die, die dich festhalten
Nimm dir die letzten 24 Monate deiner Kontoauszüge.
Ordne jede Ausgabe in Kostengruppen ein und markiere fixe Kosten.
Fixe Kosten sind in Agenturen meist:
- Personalkosten
- Miete & Infrastruktur
- Software, Tools, Lizenzen
Dieser Schritt zeigt dir schwarz auf weiß, welche Grundlast deine Agentur jeden Monat tragen muss – unabhängig davon, wie viele Projekte gerade laufen.
3. Buchhaltung gegenchecken – Agenturrealität abbilden
Die Buchhaltung bildet Vergangenes ab. Controlling macht es steuerbar.
Prüfe die Einzelpostenliste:
- Landet alles Kreative in einem Topf?
- Sind Lizenzen sauber getrennt?
- Gibt es Sonderkosten, die Projekte verzerren?
Gerade Agenturen leiden unter Sammelkonten, die jede Aussage über Profitabilität verwässern.
4. Personalkosten sichtbar machen – der entscheidende Hebel
In Agenturen entscheidet nicht der Umsatz über Erfolg, sondern die Wertschöpfung pro Kopf.
Die zentrale Frage lautet:
Wer arbeitet wie viel an wertschöpfenden Projekten – und wer nicht?
Trenne klar:
- operative Rollen (Projektarbeit, Umsetzung)
- administrative Rollen (Orga, Vertrieb, Führung)
Ohne diese Trennung bleibt jede Marge eine Annahme. Mit ihr wird sie steuerbar.
5. Projekte nachkalkulieren – hier entscheidet sich alles
Agenturprofit entsteht im Projekt – oder verschwindet dort.
Vergleiche:
- angebotene Stunden
- tatsächlich geleistete Stunden
Und stelle die entscheidenden Fragen:
- Wo entstehen Mehrstunden?
- Liegt es an Briefings, Prozessen oder Kundenverhalten?
- Welche Projekte lohnen sich wirklich?
Projektcontrolling ist kein Misstrauensbeweis. Es ist die Basis für bessere Angebote und entspannteres Arbeiten.
6. Zahlungsmentalität prüfen – Cashflow realistisch steuern
Viele Agenturen kalkulieren sauber – und scheitern trotzdem am Cashflow.
Der Grund: Zahlungsziele und tatsächlicher Geldeingang passen nicht zusammen.
Vergleiche:
- vereinbartes Zahlungsziel
- echten Zahlungseingang
Idealerweise nach Kundengruppen.
Cashflow ist kein Gefühl. Er ist messbar – und steuerbar.
Du musst nicht alles auf einmal umsetzen
Wenn du nur Schritt 1 und 2 umsetzt, bist du als Agentur bereits weiter als der Großteil des Marktes.
Beides ist in einer Woche machbar und legt das Fundament für saubere Projekt- und Personalkalkulation.
Controlling ist kein Kreativ-Killer
Controlling heißt nicht, Kreativität zu beschneiden.
Es heißt:
- Preise mit gutem Gefühl festlegen
- Teams fair einsetzen
- Projekte bewusst auswählen
Klarheit schafft Freiheit – gerade in kreativen Organisationen.
Dein nächster sinnvoller Schritt als Agentur
Wenn du spürst, dass deine Agentur läuft, du aber keine echte Steuerung hast, dann liegt der Engpass selten im Tool – sondern im System.
In einem kostenfreien Erstgespräch schauen wir gemeinsam:
- wo dein Agentur-Controlling heute steht
- welcher Hebel aktuell den größten Effekt hat
- und was dein nächster sinnvoller Schritt ist
Ohne Zahlen-Bingo. Ohne Verkaufsdruck. Mit Klarheit.
